Ma checklist pour une session de travail de qualité

A – Envoyer un courriel pour inviter les participant.e.s
1. Rendre très clairs les outcomes souhaités pour cette session
2. Bien expliquer pourquoi cette invitation leur parvient
3. Bien préciser ce qui est attendu de chaque participant.e.
4. Pour rehausser l’engagement, donner un court devoir ou une piste de préparation en vue de cette session de travail.
5. Rendre très clairs l’heure de la réunion, l’endroit ou les modalités d’accès ainsi que les règles pour l’amorce et la conclusion.
6. Terminer avec un mot d’encouragement et un remerciement

B – Préparons la sale (physique ou virtuelle)
7. Disposons de papiers, blocs-notes, crayons ou plumes à billes, bouteilles d’eau (pour une rencontre physique)
8. Assurons-nous que les outils technologiques en place dans la salle physique sont fonctionnels et accessibles (écran, ordinateur, appareils de télécommunication, etc.). Il en va de même pour la rencontre virtuelle – documents partagés, outils de collaboration en ligne accessibles, etc.

9. Activité brise-glace – maximum 5 minutes
10. Tour de table – quelles sont vos attentes pour cette session?
11. Attribution du rôle de facilitateur – cette personne s’assurera que nous restons cohérents avec les intentions de la réunion et les outcomes visés.
12. Rappel des règles et ententes pour cette session. Si notre groupe possède une charte des valeurs d’équipe, affichons bien en vue l’artefact qui les résume. Si l’on favorise le consentement plutôt que la recherche de consensus, stipulons-le et mettons-nous d’accord.

D – Demeurons attentifs à l’engagement des participants et donnons-leur des conditions gagnantes
13. Demeurons attentifs aux signaux non verbaux. Regards fuyants, respiration bruyante, pianotement des doigts, bras croisés sur la poitrine, visages endormis. Captons ces signaux pour ajuster le flux de la rencontre.
14. N’ayons pas peur des silences. Octroyons-nous une ou plusieurs petites pauses de 5 minutes aux moments opportuns.
15. Assurons-nous que nous gardons le compte des décisions prises. Ce sera une mesure d’efficacité de nos rencontres d’une fois à l’autre. Prenons-nous moins, ou plus de décisions d’une session à l’autre?
16. Validons plusieurs fois, à chaque segment et en cours de route, si le déroulement de la session de travail semble répondre aux attentes des participants.

E – Validons l’atteinte de nos résultats
17. Tous ensemble, vérifions si nous avons obtenu les outcomes souhaités. – Ne nous acharnons pas si ce n’est pas le cas.
18. Un tour de table rapide (1 minute par participant) pour rendre transparent dans quelle mesure les attentes de chacun.e sont comblés ou non.
19. Rappeler les devoirs, actions devant être accomplies ou retour devant être faits, autant que la manière dont on attend recevoir la confirmation ou les résultants de ces actions.
20. Remercier tous les participants pour leur engagement.
21. Dans notre salle physique, demandons à tout le monde de participer à la remise en ordre de la salle. Ne pas laisser traîner d’articles, remettre les accessoires en place, verrouiller les ordinateurs, etc.

F – Rappel et remerciement
22. Envoyer un courriel de remerciement à tous les participants. En profiter pour rappeler les outcomes atteints, les devoirs à faire, les points d’actions et les dates limites sur lesquelles le groupe s’est entendu. Si des artfacts (tableaux, croquis, documents) ont été générés durant la session de travail, s’assurer de les joindre au courriel, ou de préciser les modalités d’accès à ces documents.
23. Si d’autres rencontres sont prévues dans le cadre de ce projet ou de cette initiative, mentionnez les détails ou précisez que ceux-ci suivront sous peu.